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법적 리스크를 예방하는 퇴사자 필수 작성 문서 3가지

퇴사

퇴사자는 단순히 회사를 떠나는 것 이상의 의미를 가지고 있습니다. 퇴사자의 행동에 따라 회사의 경쟁력, 기밀 정보 유출의 문제가 발생해 법적 분쟁까지 이어질 수 있기 때문인데요. 따라서 이를 방지 하기 위해 퇴사 시 필요한 각종 문서들을 제대로 준비하는 것이 중요한데요. 퇴사자와의 명확한 합의를 통해 안전한 퇴직 절차를 준비하는 첫걸음이 될 수 있는 문서들을 살펴보겠습니다.

1. 영업비밀 등 보호서약서

퇴사자가 회사에서 얻은 기밀 정보나 영업비밀을 외부로 유출하거나 경쟁업체에 활용하지 않도록 하는 문서입니다. 스타트업은 기술적, 상업적, 전략적 비밀이 많기 때문에 이를 보호하는 것이 필수적인데요. 퇴사 후에도 회사의 비밀을 보호해야 한다는 법적 의무를 명확히 퇴사자에게 인지시키고, 유출 시 손해배상 청구를 하기 위해 이 서약서를 작성합니다.

퇴사 후 영업비밀을 유출한 경우, 회사는 법적으로 해당 직원에게 손해배상을 청구할 수 있으며,형사 고소도 가능합니다. 또한, 영업비밀 유출을 막기 위한 법원 명령을 요청할 수 있으며, 그에 따른 추가적인 손해가 발생할 경우 관련 비용과 손실에 대해 배상을 요구할 수 있습니다.

퇴사자 비밀유지 확약서에서는 다음과 같은 내용이 중요합니다.

  • 기밀정보 정의: 회사의 기밀정보 범위를 명확히 정의하고, 보호 대상 자료를 구체화
  • 비밀 유지 의무: 퇴사 후에도 기밀정보를 제3자에게 유출하거나 사용하지 않을 것을 명시
  • 정보 반환 의무: 퇴사 시 모든 회사 자산 및 기밀정보를 즉시 반환하도록 요구
  • 유출 금지 및 보호 조치: 회사의 정보 보호 정책을 지속적으로 준수할 의무를 강조
  • 비경쟁 조항(선택적): 일정 기간 동안 경쟁사로 이직하거나 관련 업무를 수행하지 않도록 제한
  • 비유인 조항: 회사의 고객, 직원, 협력사를 유인하거나 손해를 끼치는 행위 금지
  • 위반 시 책임: 기밀 유지 의무 위반 시 법적 책임 및 손해배상 의무를 명확히 규정
  • 적용 법률 및 분쟁 해결: 관련 법률 및 분쟁 발생 시 해결 방법(중재, 소송 등)을 명시
  • 면책 조항: 본인의 과실 없이 공개된 정보에 대한 예외 규정
  • 확인 및 서명: 퇴사자가 내용을 이해하고 동의했음을 서명으로 확인

2. 퇴직합의서

퇴직합의서는 근로자와 회사가 퇴직과 관련해 합의한 내용을 확실하게 정리하고, 퇴직 후 발행할 수 있는 분쟁을 사전에 예방하기 위해 작성하는 문서입니다. 퇴사자가 받을 퇴직금, 미사용 연차, 퇴사 후 의무 등을 규정하는 문서죠. 퇴직합의서 없이 퇴사위로금을 지급한 경우, 명확하게 정의하지 않은 부분과 관련하여 근로기준법 위반 또는 노무 분쟁이 발생할 수 있으며, 지급 목적과 사유를 증빙하지 못할 경우 법인세 추가 부과의 위험이 있습니다. 또한, 퇴직자가 퇴직 후 합의되지 않았던 위로금을 추가로 요구하거나 사실과는 다른 부당해고를 주장할 수 있습니다.

퇴사위로금 지급에 앞서 작성할 합의서에는 다음과 같은 내용이 중요합니다

  • 당사자 정보: 근로자와 회사의 이름, 연락처, 근로자 직급 및 퇴직일 명시
  • 퇴직 목적: 퇴직 사유와 합의에 따른 퇴직임을 명확히 기재
  • 퇴직일: 근로 종료일(퇴직일)을 명확히 명시
  • 퇴직금 및 지급 항목: 퇴직금, 미지급 임금, 연차수당 등 지급 금액과 지급 기한 명시
  • 비밀유지 및 겸업 금지: 기밀 보호와 겸업 금지 여부 명시
  • 회사 자산 반환: 회사 장비 및 자료 반환 의무 포함
  • 책임 면제: 추가적인 민형사상 책임 면제 내용 명시
  • 퇴직 증명서: 발급 여부와 요청 절차 명시
  • 비방 금지: 퇴직 후 상호 비방 및 명예훼손 금지 조건 포함
  • 서명 및 날인: 근로자와 회사 대표의 서명·날인 포함

3. 희망퇴직 신청서

희망퇴직 신청서는 자발적 퇴직에 대한 명확한 동의와 보상 조건을 문서화하여, 회사와 직원 간의 분쟁을 예방하기 위해 필요합니다. 이를 통해 퇴직의 의도와 조건을 확실히 기록하고, 직원이 자발적으로 퇴직하는 것임을 공식적으로 인정받을 수 있는 것이죠. 희망퇴직 신청서는 인력 감축 또는 조직 효율화를 계획하는 단계에서 작성이 요구되며, 경영 환경 변화에 따라 인건비 감축 등이 필요한 경우 희망퇴직 신청서를 작성하게 됩니다.

희망퇴직 신청서에는 다음과 같은 내용이 중요합니다.

  • 신청인 정보: 직원의 이름, 소속 부서, 직위, 연락처 명시
  • 신청 목적: 자발적으로 희망퇴직을 신청한다는 의사 명확히 기재
  • 퇴직 예정일: 퇴직 희망일 또는 협의된 퇴직일 명시
  • 퇴직 보상 조건: 퇴직금, 보상금, 지급 방법 및 시기 명시
  • 지원 프로그램: 전직 지원, 재취업 프로그램 등 제공 여부 명시(해당 시)
  • 자산 반환: 회사 자산 및 자료 반환 의무 명시
  • 책임 면제: 퇴직 이후 상호 민형사상 책임 면제 조항 포함
  • 비밀유지: 회사 기밀 정보 보호와 상호 명예훼손 방지 조항 명시
  • 동의 및 서명: 신청 내용과 보상 조건에 동의하는 신청인 서명 포함
  • 회사 승인란: 회사가 신청을 승인했음을 나타내는 서명란 포함

함께 한 곳을 바라보며 힘을 모으던 식구 같던 직원을 떠나보낼 때, 끝까지 프로답기 위해서는 위와 같은 문서를 잘 준비해야 합니다. 이는 스타트업의 미래를 지키는 중요한 과정이기도 하죠. 퇴사자와의 명확한 합의와 절차를 통해 법적 리스크로부터 안전망을 구축하고 퇴사자와의 불필요한 갈등으로 서로 얼굴 붉히는 일이 없도록 예방하시기를 바랍니다.


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